L’archivage numérique pour votre entreprise.


Nos journées d’entrepreneurs ne sont pas extensibles.
Notre cœur de métier, celui qui nous permet de facturer au client et donc de vivre, nous prend déjà énormément de temps.

Et plus notre entreprise évolue, plus l’organisation administrative devient complexe.
On considère que le temps alloué pour la paperasse de son entreprise représente 15 % du temps de travail.

 

C’est la raison pour laquelle je préconise, non seulement de faire un classement régulier de vos documents, mais aussi de les numériser.

Pourquoi ?

 

Si votre activité nécessite de faire appel à un expert-comptable, vous pourrez gagner un temps précieux en transmettant la copie numérique de vos documents plutôt que de vous déplacer leur déposer vos classeurs.


Certains documents papier vieillissent assez mal
: c’est le cas notamment des tickets/reçus de carte bleu qui s’effacent avec le temps. Il peut être intéressant de garder une trace claire de vos notes de frais.

Lorsque l’on classe uniquement les documents dans des classeurs, il arrive que nous ayons besoin de sortir une pièce pour envoyer la copie à un tiers (URSSAF, Comptable…) : on se retrouve à la scanner une fois, deux fois…. et parfois nous la remettons dans le classeur à la va-vite, parfois dans la mauvaise catégorie.
Il est ainsi difficile de la retrouver ensuite .
Cela évite les risques de perte.

Un classement numérique organisé, vous permet de retrouver rapidement la pièce et la transmettre directement au tiers.

Je conseille de faire un scan de chaque document lors de votre classement périodique (toutes les semaines, tous les mois, selon vos habitudes).

Cela peut paraître fastidieux mais ce travail vous fera gagner un temps précieux sur votre activité… et donc de pouvoir utiliser ce temps pour vendre.

Si vous avez besoin que je vous épaule pour effectuer cet archivage pour votre activité, je me ferai un plaisir d’échanger avec vous.

 

Bonne journée

Gaëlle

 

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