Mes prestations en gestion de formation

Sous ce terme très générique représentant mon cœur de métier se trouve une multitude de tâches.

Cela regroupe l’ensemble des opérations liées à l’activité de la formation professionnelle réalisée par un formateur indépendant ou un organisme de formation.

On m’a demandé de lister l’ensemble des tâches que je sais réaliser dans le domaine. J’ai pensé qu’en faire part ici pourrait servir à d’autres personnes.

 

En général, on fait appel à moi car la gestion des dossiers de formation est chronophage et que le formateur n’a pas envie de passer ses weekends au bureau après une semaine d’animation. De plus, les contraintes imposées par la nouvelle réforme en terme de qualité ajoutent de la lourdeur à ces démarches.

Les tâches listées ci-dessous ne sont pas toutes systématiquement réalisées, cela dépendra des besoins de l’organisme (et de ses moyens).

 

En amont de la formation, gestion commerciale :

L’organisme est en contact avec le client final. Je ne propose pas de vente de formation ou de prospection. C’est l’organisme qui fait le point sur le besoin en formation et décidera de la formation la plus adéquate. Ensuite, je peux intervenir.

  • Rédaction d’un devis chiffré (offre de formation), accompagné d’un programme rédigé par l’organisme
  • Envoi et suivi de ce devis, avec relance éventuelle
  • Suivi du remplissage des stages en inter entreprise (mise en place d’alertes : délai, taux de remplissage mini et maxi…)

 

Avant la formation, gestion administrative :

  • Création du stage (logiciel ou fichier de suivi)
  • L’inscription du ou des stagiaires
  • Rédaction et envoi de la convention ou du contrat de prestation au client
  • Suivi des retours signés, relance éventuelle
  • Récupération d’informations de prise en charge (OPCO ou non)
  • Envoi des documents stagiaire : évaluation pré-formative si besoin, convocation
  • Envoi des documents nécessaires au financeur (programme, convention signée)
  • Si le formateur est un sous-traitant de l’organisme, création du contrat de prestation. Suivi des retours, relance éventuelle.
  • Lien avec le formateur : nombre de stagiaires, retour des évaluations pré-formatives le cas échéant
    • Préparation des feuilles de présence
    • Préparation des évaluations à chaud pour les stagiaires
    • Préparation des supports de cours

 

Après la formation, gestion administrative et financière

Une fois la formation réalisée, je réceptionne les éléments de la part de l’organisme.

  • Contrôle des feuilles de présence, suivi des absences
  • Suivi des évaluations à chaud, synthèse éventuelle pour le client
  • Rédaction et envoi des attestations de fin de formation pour les stagiaires
  • Facturation client ou financeur avec les éléments justificatifs
  • Contrôle de facture du prestataire le cas échéant
  • Suivi et relance
  • Réalisation d’enquête de satisfaction client et organismes financeurs
  • Statistiques générales
  • Bilan pédagogique

 

Autour de l’ensemble de ces prestations en lien direct avec des animations réalisées par l’organisme, je peux intervenir dans la mise en place d’une certification qualité en mettant en forme le dossier de demande.

Je peux créer l’ensemble des modèles utiles à la gestion de l’organisme.

Mon expérience de plus de 11 ans dans la formation continue me permet d’avoir un regard assez large sur les tâches nécessaires au bon fonctionnement des organismes.

Si vous êtes formateur, ou petit organisme et n’avez pas les moyens de prendre une assistante à plein temps, je suis là pour vous soutenir et vous permettre de vous concentrer sur vos animations et la satisfaction de vos clients.

 

Contactez-moi au 06.11.98.14.34 ou gaelle@topaze-admin.fr

J’interviens sur site dans le Bas Rhin ou à distance pour tout organisme français.

 

 

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