Pour se détendre…

Bonjour,

Parmi les loisirs créatifs qui font du bien au moral, il y a le coloriage !

Et ce n’est réservé qu’aux enfants ! Beaucoup d’adultes s’y adonnent, parce que cela détend, permet de se vider l’esprit. Certains parfois sont de véritables artistes du coloriage, sachant mettre en valeur les dessins.
Je n’ai pas ce talent mais j’aime énormément me poser avec mes crayons de couleur tout en écoutant de la musique.

Belle journée !
Gaëlle

Tutoriel : écrin à chocolats

Bonjour !

 

En ce weekend de grisaille, et deuxième de ce nouveau confinement 2020, je vous invite à bricoler un peu et à créer une boîte à chocolats pour offrir à Noël.

Issu d’un tutoriel trouvé sur la toile, j’ai revu les mesures pour optimiser mon papier.
Vous en trouverez plein de versions sur YouTube, ce modèle ayant été particulièrement prisé il y a  deux ans, mais toujours plébiscité.

Cette année encore, on m’a passé une commande de cette boîte, j’en ai donc profité pour partager la réalisation avec vous.

BON SCRAP
Gaëlle

Cette création est tout à fait faisable avec peu de matériel : il suffit de 2 feuilles cartonnées de format A4, et de quoi décorer.

Pour remplacer la coupe au massicot : une règle, un crayon et une paire de ciseaux.
Pour remplacer le pliage au massicot : une règle, un critérium dont on rentre la mine pour marquer le papier.

 

 

 

 

 

Une autre corde à mon arc

Gardez le moral, occupez-vous positivement !!
Je vois tellement de monde ressasser tout ce qui ne tourne pas rond : à quoi bon ?
 
De mon côté, j’ai la chance d’avoir une deuxième activité qui me permet de m’évader : les loisirs créatifs.
Je crée pour offrir et pour mon bien-être.
Lorsque le virus nous « lâchera » un peu, j’ai dans l’idée de proposer des ateliers pour les personnes qui veulent tester sans avoir à être équipé d’une foultitude de matériel, donc profiter du mien et passer du bon temps.
Je commence à filmer mes ateliers à distance, déjà parce que ça me fait plaisir, et pour créer du lien.
 
Jusqu’à maintenant je fais ça dans mon coin, en dilettante, mais si je peux ajouter cette activité sur mon compte pro, ça mérite réflexion.
 
Bon courage à tous ceux qui restent à la maison, restez prudents.
Je vous laisse avec une vidéo :

L’ assistante indépendante peut devenir un vrai partenaire.

Vous connaissez globalement le rôle d’une assistante de gestion salariée.

Et vous attendez les mêmes services de la part d’une assistante indépendante.

C’est d’ailleurs ce qui vous fait faire le premier pas pour en contacter une : vous avez besoin de son aide pour un besoin technique précis (facturation, saisie, etc.), parfois régulier.

Mais saviez-vous qu’une assistante freelance pourrait vous apporter plus ?

En effet, l’assistante est elle aussi chef d’entreprise, ce qui fait qu’elle a donc conscience des contraintes de l’entreprenariat (législation, fiscalité…)  et de ses enjeux économiques.

Elle peut devenir un véritable partenaire de votre gestion d’entreprise. Elle apporte un regard extérieur à votre activité, en toute confidentialité, et peut vous conseiller. Elle contribue alors aux performances de votre entreprise et peut aider l’entrepreneur dans ses choix stratégiques.

Une véritable interaction peut se créer entre l’entreprise et l’assistante non salariée : elle n’est plus seulement prestataire administratif, mais véritable partenaire.

 

C’est ce genre lien que j’aime créer avec certains de mes clients réguliers.

Participer activement à leur réussite, tout en tendant vers la mienne.

 

Gaëlle : 06 11 98 14 34 – gaelle@topaze-admin.fr

Mes prestations en gestion de formation

Sous ce terme très générique représentant mon cœur de métier se trouve une multitude de tâches.

Cela regroupe l’ensemble des opérations liées à l’activité de la formation professionnelle réalisée par un formateur indépendant ou un organisme de formation.

On m’a demandé de lister l’ensemble des tâches que je sais réaliser dans le domaine. J’ai pensé qu’en faire part ici pourrait servir à d’autres personnes.

 

En général, on fait appel à moi car la gestion des dossiers de formation est chronophage et que le formateur n’a pas envie de passer ses weekends au bureau après une semaine d’animation. De plus, les contraintes imposées par la nouvelle réforme en terme de qualité ajoutent de la lourdeur à ces démarches.

Les tâches listées ci-dessous ne sont pas toutes systématiquement réalisées, cela dépendra des besoins de l’organisme (et de ses moyens).

 

En amont de la formation, gestion commerciale :

L’organisme est en contact avec le client final. Je ne propose pas de vente de formation ou de prospection. C’est l’organisme qui fait le point sur le besoin en formation et décidera de la formation la plus adéquate. Ensuite, je peux intervenir.

  • Rédaction d’un devis chiffré (offre de formation), accompagné d’un programme rédigé par l’organisme
  • Envoi et suivi de ce devis, avec relance éventuelle
  • Suivi du remplissage des stages en inter entreprise (mise en place d’alertes : délai, taux de remplissage mini et maxi…)

 

Avant la formation, gestion administrative :

  • Création du stage (logiciel ou fichier de suivi)
  • L’inscription du ou des stagiaires
  • Rédaction et envoi de la convention ou du contrat de prestation au client
  • Suivi des retours signés, relance éventuelle
  • Récupération d’informations de prise en charge (OPCO ou non)
  • Envoi des documents stagiaire : évaluation pré-formative si besoin, convocation
  • Envoi des documents nécessaires au financeur (programme, convention signée)
  • Si le formateur est un sous-traitant de l’organisme, création du contrat de prestation. Suivi des retours, relance éventuelle.
  • Lien avec le formateur : nombre de stagiaires, retour des évaluations pré-formatives le cas échéant
    • Préparation des feuilles de présence
    • Préparation des évaluations à chaud pour les stagiaires
    • Préparation des supports de cours

 

Après la formation, gestion administrative et financière

Une fois la formation réalisée, je réceptionne les éléments de la part de l’organisme.

  • Contrôle des feuilles de présence, suivi des absences
  • Suivi des évaluations à chaud, synthèse éventuelle pour le client
  • Rédaction et envoi des attestations de fin de formation pour les stagiaires
  • Facturation client ou financeur avec les éléments justificatifs
  • Contrôle de facture du prestataire le cas échéant
  • Suivi et relance
  • Réalisation d’enquête de satisfaction client et organismes financeurs
  • Statistiques générales
  • Bilan pédagogique

 

Autour de l’ensemble de ces prestations en lien direct avec des animations réalisées par l’organisme, je peux intervenir dans la mise en place d’une certification qualité en mettant en forme le dossier de demande.

Je peux créer l’ensemble des modèles utiles à la gestion de l’organisme.

Mon expérience de plus de 11 ans dans la formation continue me permet d’avoir un regard assez large sur les tâches nécessaires au bon fonctionnement des organismes.

Si vous êtes formateur, ou petit organisme et n’avez pas les moyens de prendre une assistante à plein temps, je suis là pour vous soutenir et vous permettre de vous concentrer sur vos animations et la satisfaction de vos clients.

 

Contactez-moi au 06.11.98.14.34 ou gaelle@topaze-admin.fr

J’interviens sur site dans le Bas Rhin ou à distance pour tout organisme français.

 

 

Organisme de formation et qualité

La qualité est l’un des grands axes de la réforme « loi avenir professionnel ».

Une certification deviendra obligatoire dès 2021 et remplacera le Datadock actuel.

Tous les organismes délivrant des actions visées à l’article L.6313-1 du code du travail sont concernés (organismes proposant des actions de formations financées par des fonds publics ou des fonds mutualisés)

Il s’agit des actions suivantes :

  • les actions de formation ;
  • les bilans de compétences ;
  • les actions de validation des acquis de l’expérience ;
  • les actions d’apprentissage.

Ainsi, un organisme qui voudra proposer une formation éligible au CPF (compte personnel de formation) devra justifier de sa certification.

Beaucoup d’organismes ont déjà mis en place une certification qualité, en général il s’agit des grosses structures.

Certaines petites structures ont du mal à s’y préparer, faute de temps ou de ressources.

Il s’agit de mettre en place des méthodes afin d’évaluer certains points :

Définir des objectifs précis et adaptés au public formé
Adapter le dispositif d’accueil
Prévoir un suivi pédagogique et des évaluations (certification notamment)
S’assurer des moyens mis en oeuvre pour encadrer la formation (moyens techniques, pédagogiques)
Accessibilité des formations au public (information, inscription, résultats)
Suivi des évaluations dites « à chaud » des stagiaires

Des contrôles (audit) seront prévus de manière régulière par les organismes accrédités.
Vous êtes un petit organisme de formation et n’avez pas encore entrepris les démarches qualité ?
Je peux vous accompagner dans la mise en place des outils nécessaires à l’obtention de cette certification.

 

La retranscription d’un fichier audio en texte.

C’est une tâche longue et fastidieuse pour nombre de professionnels.

Couramment utilisée dans les métiers médicaux ou juridiques, rien ne vaut l’intervention d’un professionnel qui saura vous apporter un travail de qualité et pourra améliorer le fichier selon vos consignes, avec une mise en forme adaptée.

A l’heure du numérique, il existe bien évidemment toute une série de méthodes et de logiciels de reconnaissance vocale permettant de faire une saisie automatique.

Cela peut s’avérer pratique pour les fichiers courts, dont la qualité sonore est bonne.

Cependant, cela reste informatisé, avec des aléas de transcription… on peut se retrouver facilement avec un mot remplacé par un autre, une ponctuation décalée, des onomatopées retranscrites.
Dans tous les cas il conviendra de reprendre le fichier pour en faire la mise en forme, les corrections syntaxiques et orthographiques.

Voici toutefois quelques astuces si vous voulez tester et être autonome :

 

Utiliser le sous-titrage automatique de YouTube pour récupérer les données.

  • Dans un logiciel de montage vidéo basique (on en trouve des gratuits), il suffit d’importer son fichier audio et d’ajouter une image fixe…
    on exporte le document au format mp4
  • Sur votre compte YouTube , importer la vidéo (penser à le conserver en mode privé)
  • Il faudra attendre quelques heures que YouTube ait le temps de créer la transcription. Elle sera alors disponible dans l’onglet représenté par 3 points en dessous de la vidéo


« ouvrir l’onglet transcription »

  • Il suffit alors de copier-coller les informations sur un fichier word et de faire la mise en page.

 

Utiliser la saisie vocale sous google docs

  • Créer un nouveau document texte
  • Brancher et activer le micro dans l’onglet « outils »/ »saisie vocale »

 

Saisir manuellement le fichier

Cette méthode vous permettra de faire des pauses sur le fichier audio, d’avancer ou revenir en arrière grâce à des touches de fonction du clavier.

 

Il existe également une bonne quantité d’applications smartphone que je n’ai pas testées.

***

Ces méthodes nécessitent d’y passer un peu de temps, si vous voulez vous dégager ce temps pour d’autres travaux à plus forte valeur ajoutée, vous pouvez faire appel à une assistante indépendante.

Contactez-moi pour faire le point sur vos besoins.

 

L’archivage numérique pour votre entreprise.


Nos journées d’entrepreneurs ne sont pas extensibles.
Notre cœur de métier, celui qui nous permet de facturer au client et donc de vivre, nous prend déjà énormément de temps.

Et plus notre entreprise évolue, plus l’organisation administrative devient complexe.
On considère que le temps alloué pour la paperasse de son entreprise représente 15 % du temps de travail.

 

C’est la raison pour laquelle je préconise, non seulement de faire un classement régulier de vos documents, mais aussi de les numériser.

Pourquoi ?

 

Si votre activité nécessite de faire appel à un expert-comptable, vous pourrez gagner un temps précieux en transmettant la copie numérique de vos documents plutôt que de vous déplacer leur déposer vos classeurs.


Certains documents papier vieillissent assez mal
: c’est le cas notamment des tickets/reçus de carte bleu qui s’effacent avec le temps. Il peut être intéressant de garder une trace claire de vos notes de frais.

Lorsque l’on classe uniquement les documents dans des classeurs, il arrive que nous ayons besoin de sortir une pièce pour envoyer la copie à un tiers (URSSAF, Comptable…) : on se retrouve à la scanner une fois, deux fois…. et parfois nous la remettons dans le classeur à la va-vite, parfois dans la mauvaise catégorie.
Il est ainsi difficile de la retrouver ensuite .
Cela évite les risques de perte.

Un classement numérique organisé, vous permet de retrouver rapidement la pièce et la transmettre directement au tiers.

Je conseille de faire un scan de chaque document lors de votre classement périodique (toutes les semaines, tous les mois, selon vos habitudes).

Cela peut paraître fastidieux mais ce travail vous fera gagner un temps précieux sur votre activité… et donc de pouvoir utiliser ce temps pour vendre.

Si vous avez besoin que je vous épaule pour effectuer cet archivage pour votre activité, je me ferai un plaisir d’échanger avec vous.

 

Bonne journée

Gaëlle

 

Contactez-moi !

Formulaire de contact